Location per eventi: idee, allestimento e costi
Purtroppo spesso si tende a sottovalutare l’impegno che serve per organizzare un evento: è un errore che si commette fino a quando non ci si trova coinvolti in prima persona in operazioni di questo tipo. I fattori di cui si deve tenere conto sono davvero tanti, soprattutto quando è previsto l’arrivo di diversi ospiti: per questo quando si tratta di grandi eventi di solito si tende ad affidare la loro organizzazione ai professionisti di questo particolare ambito.
Chi sceglie di seguire la strada del fai da te deve sapere quali sono i criteri da seguire per scegliere la migliore location per l’evento in questione. Ovviamente le idee sul luogo in cui organizzare l’evento, il suo allestimento ed i suoi costi possono variare in modo considerevole in relazione al tipo di avvenimento che si intende celebrare. In questa pagina puoi trovare tutti i consigli per scegliere il luogo migliore per un’organizzazione perfetta.
Idee per la scelta della location per eventi
Il primo parametro da prendere in considerazione per la scelta della location è la grandezza della sala. Non deve essere troppo grande, perché si rischia di dare un’impressione di dispersione agli ospiti, ma non deve neanche essere troppo piccola, perché se si sta tutti ammassati non è di certo il massimo. La grandezza della location deve quindi essere strettamente collegata al numero degli invitati o dei partecipanti all’evento.
Bisogna anche considerare il fatto che nel corso dell’evento ci possono essere diversi momenti e ciascuno di essi deve avere il suo spazio: giusto per fare qualche esempio, si può creare l’angolo per l’aperitivo di benvenuto, la zona del pranzo o della cena, l’angolo per i saluti finali e così via. Ognuno di questi momenti per gli invitati può essere l’occasione perfetta per socializzare con gli altri, quindi gli spazi devono essere adeguati.
Ovviamente per scegliere la location bisogna tenere conto anche della sua distanza dalle case degli invitati o dalle strutture ricettive in cui i partecipanti possono fermarsi a dormire dopo l’avvenimento. Chiaramente lo stile del luogo che ospita l’evento deve rispecchiare anche dal punto di vista estetico l’essenza dell’evento stesso: feste private, ricevimenti di nozze, celebrazioni di una laurea…sono eventi diversi che richiedono un’ambientazione differente, anche per quanto riguarda l’allestimento.
L’allestimento del luogo che ospita l’evento
L’allestimento non può essere improvvisato e merita una progettazione ben precisa, che tenga conto anche del budget che si ha a disposizione. Una volta scelta la location è necessario procurarsi una sua piantina, in modo da poter studiare nel modo migliore la suddivisione degli spazi. Si parte con la personalizzazione della sede, in modo da comunicare in modo visivo il messaggio o l’atmosfera che si intende trasmettere in occasione dell’evento.
Si deve poi pensare all’allestimento della zona di ingresso, in modo da accogliere gli invitati nel modo opportuno. Bisogna pensare alla sistemazione dell’eventuale attrezzatura tecnica; ovviamente questa può variare in base al tipo di appuntamento: microfoni, maxischermo, impianto karaoke, sistema di amplificazione e così via. Fa parte della fase di allestimento anche la definizione dei dettagli relativi alla preparazione dei tavoli ed all’eventuale servizio video/fotografico. Il tutto, ovviamente, deve essere fatto senza trascurare l’aspetto sicurezza.
I costi dell’organizzazione di un evento
Il budget che si ha a disposizione è uno dei fattori chiave nella definizione dell’organizzazione dell’evento e nella scelta della location che lo ospiterà. Ovviamente se l’evento non può essere ospitato in casa o in azienda, sarà necessario affittare un luogo adatto alla situazione. Non è possibile dare un’idea precisa della somma necessaria per l’affitto, perché le variabili in ballo sono tante. Per una semplice sala (soluzione più gettonata per i festeggiamenti di compleanni e lauree) possono servire dai 200 ai 1.000 euro, ma molto dipende anche dalla zona.
Naturalmente se oltre alla sala si intende affidare ad altri il servizio di food e beverage sarà necssario allargare ulteriormente i cordoni della borsa. A questo punto il numero degli invitati diventa necessario per fare un calcolo della spesa del servizio di catering: in base all’occasione bisogna mettere in preventivo una somma che varia tra i 30 e gli 80 euro a persona. Per gli eventi più informali è possibile anche affittare uno spazio all’interno di un locale.
L’esempio classico è quello del tavolo con divanetti in una discoteca, ma lo stesso discorso si può fare per una saletta all’interno di un ristorante o per un’area delimitata di un pub. In questo caso il costo viene stabilito insieme al gestore del locale ed a seconda del tipo di servizio richiesto si può spendere una cifra tra i 10 ed i 50 euro a persona. Chiaramente prima di prenotare sarebbe opportuno informarsi anche sugli spazi a disposizione, sulle regole da seguire e sul tipo di clientela che frequenta il locale: in questo caso, infatti, non si ha l’esclusività del posto.